Delegado de Protección de Datos en PYMEs: guía para elegir y cumplir con el RGPD
¿Qué es un Delegado de Protección de Datos (DPO)?
El Delegado de Protección de Datos, conocido como DPO (o DPD en español), es una figura clave del RGPD: es el garante del cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de la empresa (). Actúa de forma independiente, informando y asesorando al personal y sirviendo como enlace con la AEPD.
En mi trayectoria al frente de varias pymes he visto de cerca cómo la figura del DPO aporta un valor diferencial: desde el principio, resultó evidente que contar con alguien experto en RGPD no sólo evitaba problemas legales, sino que mejoraba mis procedimientos internos y las relaciones con los clientes.
¿Cuándo es obligatorio nombrar un DPO en una PYME?
- Tratamiento habitual y sistemático de datos a gran escala.
- Procesamiento de datos sensibles (salud, ideología, etc.).
- Perfiles de clientes o empleados, publicidad basada en datos personales ().
La LOPDGDD también obliga en sectores específicos como sanidad o finanzas. Aunque tu PYME no encaje en estos supuestos, puedes incorporar un DPO voluntario, lo que refuerza la seguridad y confianza interna.
En mi caso, al trabajar con datos de empleados y clientes, decidí voluntariamente designar un DPO. Esa decisión mejoró mi reputación y fortaleció los procesos internos.
Funciones del Delegado de Protección de Datos
- Informar y asesorar sobre obligaciones RGPD/LOPD-GDD.
- Supervisar el cumplimiento y coordinar formaciones.
- Asesorar en Evaluaciones de Impacto (EIPD).
- Punto de contacto con la AEPD y supervisión de brechas.
- Auditorías internas y seguimiento continuo.
En mi experiencia, tener un DPO me permitió detectar brechas menores antes de que se convirtieran en incidentes graves, evitando así sanciones y desgaste reputacional.
¿Puede ser interno o externo?
El DPO puede ser:
- Un empleado con conocimientos adecuados, siempre que mantenga independencia.
- Un profesional externo, contratado vía servicio, sin riesgo de conflicto de intereses.
Opté por un DPO externo porque en mi pequeña estructura resultaba imposible mantener la independencia requerida. A través de un contrato adecuado, obtuve asesoría continua sin comprometer la autonomía ni crear conflictos.
Responsabilidad y alcance legal
El RGPD aclara que el DPO no es responsable personalmente de sanciones; esa carga recae en el responsable o encargado del tratamiento. El DPO debe documentar y comunicar cualquier vulneración relevante, pero no es él quien dicta las medidas.
He vivido situaciones en que mi DPO documentalizó amenazas leves y propuso soluciones – algunas se implementaron, otras quedaron a nivel interno –, pero siempre fortalecieron la cultura de cumplimiento en la PYME.
Beneficios de contar con un DPO en una PYME
- Reduce riesgo de sanciones: la AEPD multa cada vez más, también a pymes.
- Genera confianza en clientes y terceros.
- Eficiencia operativa: agiliza gestiones y evita duplicidades.
- Mejora imagen y facilita contratación con entidades públicas o grandes empresas.
Tras nombrar a mi DPO, noté un aumento de confianza entre mis clientes; varios dijeron que el extra de seguridad había sido determinante para continuar colaborando.
Cómo nombrar y comunicar al DPO
- Elegir persona interna o contratar DPO externo.
- Notificar a la AEPD en un máximo de 10 días.
- Incluir su nombramiento en las políticas de privacidad.
- Asegurar autonomía y recursos suficientes.
- Capacitar y certificar (opcional, pero recomendable).
Certificación del DPO, ¿es necesaria?
No es obligatoria, pero la AEPD avala un esquema de certificación basado en la norma UNE‑EN ISO/IEC 17024, a través de entidades acreditadas. La certificación aporta garantías adicionales y refuerza la credibilidad frente a terceros.
Checklist rápida para pymes
- ¿Tratáis datos a gran escala o sensibles?
- ¿Necesitáis seguimiento sistemático o perfiles?
- ¿Sois proveedores críticos (sanidad, finanzas)?
- ¿Queréis fortalecer vuestra estrategia de cumplimiento?
- ¿Disponéis de recursos internos o preferís externalizar?
- ¿Habéis notificado oficialmente al DPO?
- ¿Habéis certificado o formado adecuadamente al DPO?
Conclusión: implementarlo es una inversión
Nombrar un DPO no es un gasto: es una inversión en reputación, seguridad y profesionalidad. En mi caso, hizo crecer el valor percibido de mi empresa, redujo riesgos y me situó por delante de la competencia.
Conclusión: certificarse nunca fue tan accesible
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